Wer als Kapitalverwaltungsgesellschaft Fonds und Portfolios verwaltet, hält naturgemäss eine Vielzahl unterschiedlicher Wertpapiere, und zu jedem davon können jederzeit Corporate Actions (Kapitalmassnahmen) anstehen: Kapitalerhöhungen, Fusionen, Übernahmeangebote oder Dividendenwahlen, um nur einige zu nennen. Darüber informiert die Verwahrstelle meist per SWIFT, aber auch noch auf klassischem Weg per Post, E-Mail oder Fax. Der Alltag dahinter ist geprägt von vielen Papieren, engen Fristen und viel Handarbeit. Mit xpass bieten wir eine Lösung, die genau dort ansetzt, wo es heute oft noch hakt.

Handelt es sich um eine einfache Mandatory Corporate Action, bleibt es bei der reinen Kenntnisnahme und es braucht kein weiteres Zutun. Anspruchsvoller wird es, sobald eine Wahl getroffen werden muss, etwa bei einer Mandatory Corporate Action with Choice oder einer Voluntary Corporate Action. Dann gilt es, gemeinsam mit dem Portfoliomanagement oder mit Branchenspezialisten eine fundierte Entscheidung zu treffen und diese fristgerecht an die Verwahrstelle zurückzumelden. Bleibt eine solche Rückmeldung aus, greift automatisch eine Default-Option, die der eigenen Anlagestrategie nicht immer entspricht – und spürbare finanzielle Folgen mit sich bringen kann.

Wachsende Komplexität als neue Realität

Eng verwandt mit dem Thema Corporate Actions ist das Proxy Voting, die Ausübung von Stimmrechten bei Hauptversammlungen im Namen der Anleger, deren Aktien ein Fonds hält. Da eine Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) unmöglich persönlich an jeder Hauptversammlung teilnehmen kann, gibt sie ihre Stimme stellvertretend ab, meist elektronisch oder über spezialisierte Dienstleister. Auch hier verdichtet sich die Komplexität gerade in der Hauptversammlungssaison, wenn zahlreiche Abstimmungen über viele Märkte hinweg in kurzer Zeit zusammenkommen, jede mit eigenen Fristen, eigenen Regeln und zunehmend eigenen Anforderungen an die Berücksichtigung von ESG-Kriterien. Hinzu kommt die europäische Aktionärsrechterichtlinie SRD II, die von institutionellen Investoren eine transparente Offenlegung ihres Abstimmungsverhaltens verlangt.

Manuelle Prozesse stossen dabei zunehmend an ihre Grenzen: «Steigende Volumina, neue Märkte und regulatorischer Druck erfordern effizientere Prozesse», sagt Tina Hofmann, Geschäftsführerin von Profidata-Tochter itechx. «Genau hier setzen wir mit xpass an.» Ankündigungen per SWIFT werden automatisch im System erfasst, während sich Kapitalmassnahmen ebenso einfach manuell hinterlegen lassen, sollte eine Verwahrstelle noch auf klassischem Weg kommunizieren.

Fonds und Bestände werden automatisch ermittelt, Weisungsempfehlungen der eigenen Spezialisten lassen sich unkompliziert einbinden, und über flexibel konfigurierbare Standing Instructions kann die passende Option in vielen Fällen vollautomatisch bestimmt werden. Damit keine Frist mehr unbemerkt verstreicht, informiert xpass die zuständigen Entscheidungsträger zuverlässig, bevor die final gewählte Option auf dem gewünschten Weg an die Verwahrstelle zurückgemeldet wird.

«xpass nimmt den Kunden die operative Last ab und schafft mehr Transparenz und Kontrolle, was im heutigen regulatorischen Umfeld unverzichtbar ist», sagt Tina Hofmann. Der Nutzen zeigt sich dabei auf mehreren Ebenen zugleich: Weniger manuelle Bearbeitung bedeutet weniger Aufwand für Datenerfassung und Prüfungen, sodass sich das Team wieder auf die wirklich anspruchsvollen Fälle konzentrieren kann. Automatische Fristenüberwachung, systemisch abgebildete Vier-Augen-Kontrollen und eine lückenlose Dokumentation senken gleichzeitig das Risiko von manuellen Fehlern.

xpass wächst mit den Anforderungen, daher lassen sich mehr Fonds, Mandate oder neue Märkte verarbeiten, ohne dass dafür zusätzliches Personal nötig wird. «Für unsere Kunden bedeutet das vor allem eines: Sie können wachsen, ohne dass ihre Kostenquote im gleichen Mass steigt», so Tina Hofmann.

Besonders eng greifen die Prozesse ineinander, wenn xpass mit XENTIS kombiniert wird. Bestände und Stammdaten aus XENTIS bilden dann die verlässliche Grundlage: Bestandssperren – etwa im Fall eines Rückkaufangebots – lassen sich unmittelbar einbinden und bereits vorhandene Corporate Actions werden nahtlos übernommen. XENTIS Kunden erhalten damit ein Komplettpaket innerhalb der Profidata Group, bei dem die gesamte Umsetzung aus einer Hand erfolgt, wahlweise als On-Premise-Installation oder in der Xcloud. «Stammdaten, Bestände und Kapitalmassnahmen fügen sich zu einem durchgängigen Bild zusammen, ohne Systembrüche und ohne zusätzlichen Aufwand», sagt Tina Hofmann.

Dabei ist xpass nicht an XENTIS gebunden. Die Lösung lässt sich ebenso eigenständig betreiben und mit anderen externen Systemen verbinden. Damit profitieren auch Kapitalverwaltungsgesellschaften und Vermögensverwalter, die mit einer anderen Systemlandschaft arbeiten, von den beschriebenen Vorteilen.

Corporate Actions und Proxy Voting werden für KVG nicht einfacher, darum ist es nun wichtig, auf das richtige System zu setzen. Mit unserer Lösung gewinnen Sie mehr Zeit, Sicherheit und die Gewissheit, dass Ihre Prozesse auch dann verlässlich funktionieren, wenn die Volumina steigen.